Comment exporter boîte à mail Office 365 vers PST ? 2 façons

L'importance de sauvegarder les boîtes mail Office 365

La sauvegarde des boîtes mail Office 365 est une pratique essentielle pour assurer la sécurité et la disponibilité de vos données email importantes. Microsoft propose des mesures de protection des données solides et redondantes, mais ne propose pas de solutions de sauvegarde et de récupération complètes. Voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez considérer l'exportation des boîtes mail 365 vers fichier PST :

• Prévention des pertes de données : La suppression accidentelle de mails, de fichiers ou de boîtes mail entières peut arriver. Avoir des sauvegardes vous permet de récupérer facilement les données perdues.
• Lacunes dans les politiques de conservation : Les politiques de conservation de Microsoft peuvent ne pas couvrir tous vos besoins en matière de protection des données. Les solutions de sauvegarde vous permettent de définir des politiques de conservation personnalisées et de conserver les données pendant des périodes plus longues.
• Menaces de sécurité : Les attaques de ransomware, les suppressions malveillantes et les violations de données peuvent affecter vos données. Les sauvegardes constituent une dernière ligne de défense contre ces menaces.
• Exigences de conformité : De nombreux secteurs et organisations ont des exigences strictes en matière de conformité réglementaire. Les sauvegardes régulières vous aident à répondre à ces obligations en garantissant la préservation et la disponibilité des données.
• Migration des mails : Si vous avez besoin de migrer vers un autre système de messagerie, les sauvegardes simplifient le processus de migration, en veillant à ce qu'aucune donnée ne soit laissée de côté.

Comment exporter les boîtes mail 365 vers fichiers PST

Méthode 1 : Sauvegarder les boîtes mail Office 365 vers PST via Outlook

Microsoft Outlook offre différentes options intégrées pour configurer les comptes Office 365 dans Outlook et créer des sauvegardes des boîtes mail Office 365 en exportant des fichiers PST depuis Office 365.

Étape 1. Lancez l'application de bureau Outlook sur votre ordinateur.

Étape 2. Allez dans Fichier > Ajouter un compte pour y ajouter votre adresse email Office 365.

Étape 3. Cliquez sur Fichier > Ouvrir et exporter. Choisissez l'option Importer/Exporter.

Étape 4. Sélectionnez Exporter des données vers un fichier dans la liste disponible et cliquez sur Suivant.

Étape 5. Optez pour le fichier de données Outlook (.pst) puis cliquez sur Suivant.

Étape 6. Sélectionnez les boîtes mail ou les dossiers que vous souhaitez exporter. N'oubliez pas de cocher la case Inclure les sous-dossiers si vous souhaitez exporter l'intégralité de la boîte mail. Cliquez sur Suivant.

Étape 7. Sélectionnez une destination pour stocker le fichier PST exporté, puis cliquez sur Terminer pour finaliser le processus d'exportation des boîtes mail 365 vers des fichiers PST.

Méthode 2 : Exporter les boîtes mail Office 365 vers des fichiers PST avec l'outil eDiscovery.

Dans l'Exchange Admin Center (EAC), vous trouverez l'outil d'exportation eDiscovery, qui offre une fonctionnalité utile. Cet outil vous permet d'exporter les résultats d'une recherche eDiscovery en place vers un fichier de données Outlook, également connu sous le nom de fichier PST.

✍Note : Avant de continuer, il est crucial de configurer les autorisations dans le Centre de conformité Microsoft 365. Si vous ne configurez pas ces autorisations, vous ne pourrez pas créer une recherche de contenu et cela entravera ensuite le processus d'exportation PST depuis Office 365.

Partie 1. Attribution des autorisations eDiscovery dans Microsoft 365

Étape 1. Connectez-vous au Centre de conformité Microsoft 365 et accédez à la section Autorisations dans le menu de gauche. Ensuite, développez la section Centre de conformité et cliquez sur Rôles.

Étape 2. Ensuite, recherchez eDiscovery dans la section Rôles. Une fois que vous avez trouvé le rôle de Gestionnaire eDiscovery, cliquez dessus pour le sélectionner.

Étape 3. Dans le groupe de rôle Gestionnaire eDiscovery, ajoutez votre compte à la liste des administrateurs eDiscovery en cliquant sur Modifier et en suivant les étapes fournies.

Partie 2. Création d'une recherche de contenu dans Microsoft Office 365

Étape 1. Dans le même portail, allez dans la section Solutions et choisissez Recherche de contenu. Ensuite, cliquez sur le bouton + Nouvelle recherche.

Étape 2. Donnez un nom et une description selon vos préférences.

Étape 3. Activez l'interrupteur à côté des boîtes aux lettres Exchange dans l'assistant Emplacements. Ensuite, cliquez sur le lien Choisir des utilisateurs, des groupes ou des équipes pour sélectionner votre boîte aux lettres, puis cliquez sur Terminé.

Étape 4. Ensuite, vous trouverez un assistant pour définir les conditions de recherche. Comme nous voulons exporter l'ensemble de la boîte aux lettres Office 365, nous laisserons l'écran Conditions vide.

Étape 5. Sur la fenêtre Examinez votre recherche, confirmez que tout est correct et cliquez sur Soumettre pour lancer la création d'une nouvelle recherche.

Partie 3. Exportation d'Office 365 vers le format de fichier PST

Étape 1. Dans la liste des recherches de contenu, trouvez et cliquez sur le nom de la recherche que vous avez effectuée à l'étape précédente. Une fois que vous avez fait cela, vous remarquerez que l'état de la recherche indique qu'elle est terminée.

Étape 2. Cliquez sur le bouton Action et choisissez Exporter les résultats. Ensuite, sélectionnez l'option de sortie souhaitée, qui est Exporter le contenu Exchange, puis cliquez sur le bouton Exporter.

Étape 3. Retournez à la liste de recherche de contenu et cliquez à nouveau sur le bouton Exporter. Ensuite, choisissez Télécharger le rapport. Assurez-vous également de créer une copie de la clé d'exportation pour votre référence.

Étape 4. Ensuite, installez l'outil d'exportation Microsoft Office 365 eDiscovery sur votre système.

Étape 5. Collez la clé d'exportation que vous avez copiée à l'étape précédente. Ensuite, spécifiez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier PST. Enfin, cliquez sur le bouton Démarrer pour lancer le processus d'exportation de la boîte aux lettres Office 365 vers PST.

Une façon plus simple de sauvegarder la boîte aux lettres Office 365

Pour éviter les inconvénients liés à l'exportation manuelle des mails Office 365 pour la sauvegarde et pour gagner du temps et des efforts, vous pouvez utiliser AOMEI Backupper Professional, un logiciel de sauvegarde Outlook fiable et convivial. Avec cet outil, vous pouvez automatiser le processus de création de sauvegardes pour vos mails importants d'Office 365.

Le logiciel offre une fonction de sauvegarde Outlook qui vous permet de sauvegarder vos mails, contacts, notes, calendriers et tâches d'Outlook sur votre ordinateur, vos lecteurs locaux et externes, vos lecteurs réseau ou votre stockage cloud.

🎉 Ses fonctionnalités vont au-delà de la sauvegarde Outlook - vous pouvez également l'utiliser pour sauvegarder des comptes de messagerie comme Gmail, Hotmail et tout autre compte que vous avez ajouté à votre client Outlook.
🎉 Vous pouvez bénéficier de sa sauvegarde automatique des données d'email grâce à la fonction de sauvegarde planifiée, qui offre des options de sauvegarde quotidienne, hebdomadaire et mensuelle, ainsi que déclencheurs basés sur des événements spécifiques ou la connexion d'une clé USB.
🎉 Il prend en charge plusieurs systèmes Windows, dont Windows 11, 10, 8.1, 8, 7, XP, Vista, etc. Si vous êtes un utilisateur de Windows Server, essayez AOMEI Backupper Server.

Pour commencer à sauvegarder facilement vos mails Office 365, suivez simplement ces étapes après avoir ajouté votre compte Office 365 à Outlook et installé le logiciel AOMEI Backupper sur votre ordinateur :

Étape 1. Lancez AOMEI Backupper, cliquez sur Sauvegarder, et sélectionnez Sauvegarde d'Outlook.

Étape 2. Cliquez sur Ajouter des données Outlook. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez les boîtes aux lettres sous votre compte de messagerie Microsoft 365 comme source de sauvegarde.

Étape 3. Choisissez un chemin de destination où vous souhaitez stocker l'image de sauvegarde. 

Étape 4. Pour une tâche de sauvegarde automatisée d'email, il vous suffit de cliquer sur Planifier pour configurer les préférences de planification. Une fois cela fait, cliquez sur Démarrer pour lancer le processus de sauvegarde de la boîte aux lettres Office 365 vers PST.

En résumé

Dans le domaine des affaires, la perte de données et de mails cruciaux peut avoir des répercussions sur l'ensemble de l'organisation. Il est donc impératif d'opter pour la méthode la plus sécurisée et fiable pour protéger vos mails.

En plus de l'approche manuelle pour exporter la boîte mail Office 365 vers des fichiers PST, l'utilisation d'un logiciel professionnel de sauvegarde d'email comme AOMEI Backupper offre un moyen plus simple et plus efficace de préserver les mails essentiels et autres dossiers importants. De plus, ce logiciel vous permet de sauvegarder facilement vos Gmail sur des clés USB, des disques durs externes et différents emplacements.