備份Outlook郵件的3種方式 - 手動和自動

為什麼需要備份Outlook郵件

備份Outlook郵件是一項應予重視的重要任務。郵件是商業或個人環境中最重要的溝通工具之一，其丟失可能對雙方產生重大影響。

有各種原因可能會促使您備份Outlook郵件。其中一些最常見的原因包括：

意外刪除：意外刪除郵件並事後後悔是很容易的。如果您有郵件的備份，您可以輕鬆恢復它們。
硬體故障：硬碟故障或電腦故障可能導致數據丟失。有備份將確保您不會失去所有郵件。
勒索軟體：勒索軟體是一種加密您的數據並要求贖金才能還原的惡意軟體。如果您有備份，您可以簡單地恢復您的數據而無需支付贖金。
遺失帳戶：如果您失去對電子郵件帳戶的訪問權，您可能會失去所有郵件。有備份將確保您仍然可以訪問您的數據。

在本文中，我將討論為何重要備份Outlook郵件，以及備份不同版本Outlook郵件的各種方法。

如何備份Outlook 2007/2016/2019郵件

有幾種方法可以備份Outlook郵件。以下是三種常見的方法：匯出到檔案、拖放、使用第三方軟體。這些方法可以讓您保存Outlook郵件，確保在數據丟失或系統故障的情況下能夠訪問它們。

使用拖放方式備份Outlook 2007/2016/2019郵件

1. 打開包含您想要備份的郵件的Outlook以及“檔案總管”。

2. 在Outlook中選擇您要備份的郵件。然後，將它拖放到您的電腦上的“檔案總管”中的新資料夾，該資料夾是您希望保存郵件的位置。如果您想要備份多封郵件，請按住Ctrl鍵並選擇多封郵件。

使用匯出精靈在Outlook 2007/2016/2019上備份郵件

Outlook內建了一個匯入/匯出精靈，可以讓您將郵件和其他數據從Outlook備份到其他位置。它將以PST格式匯出您的Outlook數據，並在需要時可以以PST格式還原。請按照以下步驟學習如何備份Outlook郵件。

1. 打開Outlook，並點擊視窗左上角的“檔案”選項卡。

2. 點擊“開啟與匯出”，然後從下拉菜單中選擇“匯入/匯出”。

3. 在匯入和匯出精靈中，選擇“匯出至檔案”並點擊“下一步”。

4. 選擇“Outlook資料檔（.pst）”並點擊“下一步”。

5. 選擇您要匯出的郵箱或資料夾。如果您希望匯出郵箱中的所有內容，可以選擇包括子資料夾。點擊“下一步”。

提示：您無法使用“匯出至檔案”功能選擇多個資料夾。要這樣做，您需要多次重複整個步驟。

6. 選擇一個位置來保存PST檔案，並為其命名。然後點擊“完成”。

7. 如果您希望對PST檔案添加密碼，選擇“設定密碼”並輸入密碼。然後點擊“確定”。

8. Outlook將開始將您的郵箱數據匯出到PST檔案中。這可能需要一些時間，具體時間取決於您的郵箱大小。

使用最佳的郵件備份軟體在Outlook 2007/2016/2019上備份郵件

與使用Outlook內建的匯出精靈將Outlook備份到其他位置不同，您可以選擇一種更簡便靈活的方法，即最佳的Outlook備份軟體AOMEI Backupper Professional，以自動將Outlook備份到您所需的位置。它為您提供全方位的Outlook備份解決方案：

☪ 它提供“Outlook備份”功能，可備份整個Outlook郵箱，包括郵件資料夾（收件箱、發件箱、草稿等）、聯絡人、日曆、任務、備註等。
☪它將啟用定期任務中的增量備份以及其他選項，如普通壓縮，以減小備份映像的大小。因此，您可以使用更少的空間備份更多的數據。
☪它允許您將Outlook備份到多個位置，如內部和外部磁碟、USB磁碟機、NAS裝置、網路位置、SD卡、雲服務等。
☪ 它允許您運行“每日”、“每週”、“每月”或“事件觸發”定期備份任務。甚至在您不使用Outlook應用程序時，您可以運行計劃任務來喚醒電腦以運行。

下載這款最佳的郵件備份軟體以自動備份Outlook郵件：

專業版本僅支援Windows 11、10、8、7、XP和Vista。如果您是伺服器使用者，請嘗試AOMEI Backupper Server。

步驟1. 打開Outlook並使用包含您要備份的郵箱的帳戶登入。

步驟2. 啟動AOMEI Backupper Professional，然後點擊“備份”和“Outlook備份”。

步驟3. 點擊“添加Outlook數據”，並選擇您要備份的帳戶郵箱。然後點擊“確定”。

步驟4. 點擊第二個方框以選擇本地路徑、網路或NAS位置，或雲磁碟機來保存您的Outlook郵箱數據。

步驟5. 啟用“每日”、“每週”、“每月”或“事件觸發”間隔以自動執行備份任務，然後點擊“開始備份”以完成此過程。

◐ “事件觸發”僅支援在系統啟動時和使用者登入時備份PST檔案。如果您的郵箱包含.pst檔案，請不要使用此功能。
◐為了防止備份磁碟滿問題，最有效的方法是定期刪除舊的備份映像。點擊“備份策略”並啟用它。

結論

您可以根據本頁提供的3種方法學習如何手動和自動備份Outlook郵件。顯然，如果您希望使用更靈活和自動的方式來實現這一目標，最佳的郵件備份軟體AOMEI Backupper可以是您的最佳選擇。

除了Outlook備份功能外，它還可以幫助您輕松快速地在2個裝置之間同步Windows 11資料夾。趕快來試試吧。