GmailとOutlookで仕事のメールをバックアップする方法

なぜ仕事のメールをバックアップする必要があるのか？

仕事のメールのバックアップは極めて重要です。以下に、仕事のメールをバックアップすることが重要な理由をいくつかご紹介します。

★ データの損失防止：仕事のメールには重要なコミュニケーション、添付ファイル、プロジェクトの詳細、クライアントとのやりとりなど、重要な情報が含まれていることがよくあります。定期的に仕事のメールをバックアップすることで、ハードウェアの故障、ソフトウェアの不具合、誤って削除するなどによるデータの損失を未然に防ぐことができます。

★ 法的・規制要件：多くの業界では、データの保持および記録義務に関する具体的な規制が存在しています。仕事のメールのバックアップは、これらの規制に準拠し、法律や規制上の目的で必要とされる重要なコミュニケーションの信頼性の高いかつ簡単にアクセスできるアーカイブを提供します。

★ 災害対策：火災、洪水、システムの障害などの災害が発生した場合、仕事のメールのバックアップがあれば、ビジネスの継続性を確保することができます。重要なメールを迅速に復元し、データの大幅な損失や中断なしで業務を再開することができます。

これらの理由を知った後で、「どのようにして仕事のメールをバックアップすればいいのか？」とお考えかもしれませんが、心配する必要はありません！この記事では、GmailとOutlookそれぞれでの仕事のメールのバックアップ方法を紹介します。さらに、ユニバーサルなメールのバックアップソフトウェアもおすすめします。これにより、すべての仕事のメールを1つのインターフェースでバックアップすることができます。

異なるメールクライアントでの仕事のメールのバックアップ方法

このセクションでは、GmailとOutlookそれぞれでの仕事のメールのバックアップ方法を紹介します。さあ、見てみましょう！

1. Gmailでの仕事のメールのバックアップ

このパートでは、Gmailでのメールのバックアップ方法をご説明します。Gmailのメッセージをローカルストレージで保持するには、POPアクセスを設定することができます。デフォルトでは、このプロトコルはメールをダウンロードした後にウェブメールの受信トレイから元のメッセージを削除します。ただし、Gmailでは削除するか、アーカイブするか、保持するか、既読にするかを選択する柔軟性があります。

以下の手順に従って、GmailでPOPアクセスを有効にします：

ステップ 1. Gmailアカウントにサインインし、プロフィールアイコンをクリックしてGoogleアカウント「設定」にアクセスします。

ステップ 2. 「設定」画面が表示されます。「メール転送とPOP/IMAP」タブをクリックして下さい

ステップ 3. POPに関する設定は「POPダウンロード」の個所で行います。次に「すべてのメールで POP を有効にする」を選択してみます。

ステップ 4. 画面下部の「変更を保存」をクリックして下さい。

これらの手順に従うことで、GmailでのPOPアクセスを正常に有効にし、ローカルでメッセージを管理することができます。

ヒント：Gmailのサーバー設定にアクセスするには、「エックスサーバーのメール設定情報」オプションの下にある「エックスサーバーのメール設定例」リンクをクリックします。ページをスクロールして関連する情報を見つけます。

2. Outlookでの仕事のメールのバックアップ

このセクションでは、Outlookでのメールのバックアップ方法について説明します。仕事でメールを利用している場合、ExchangeまたはIMAPアカウントを使用している可能性が高いです。これらのアカウントの種類は、ExchangeおよびIMAPサーバーでの自動メールのアーカイブを提供し、どこからでも簡単にメッセージにアクセスできる便利な機能です。

メッセージフォルダのローカルバックアップを作成するには、サーバー上に保持するだけでなく、いくつかのアプローチがあります。まず第一に、自動アーカイブ機能を使用して古いアイテムを自動的に移動または削除することができます。また、アイテムを.pstファイルにエクスポートして、将来の利用のために保存することもできます。この.pstファイルは、必要に応じて簡単に復元することができ、メールクライアントにインポートすることで実現できます。以下の手順に従って、Outlookのすべてのメールを保存する方法を学んでください。

ステップ 1. 「ファイル」→「開く/エクスポート」→「インポート/エクスポート」をクリックします。次に、「ファイルにエクスポート」を選択し、「次へ」をクリックします。

ステップ 2. Outlookデータファイル（.pst）を選択し、「次へ」をクリックします。

ステップ 3. バックアップするメールフォルダを選択し、「サブフォルダを含む」ボックスが選択されていることを確認します。

ステップ 4. デフォルトの.pstファイルの場所（C:¥Usersers¥Documents¥Outlook Files¥backup.pst）を維持し、「完了」をクリックしてすべてのOutlookメールをバックアップします。

専門的なメールソフトですべての仕事のメールを簡単にバックアップする

GmailとOutlookでの仕事のメールのバックアップ方法を紹介しましたが、少し手間や複雑さを感じるかもしれません。そこで、このパートでは、プロフェッショナルな自動メールバックアップソフトウェアである「AOMEI Backupper Professional」をおすすめします。このソフトウェアのメールバックアップ機能を使用することで、すべての仕事のメールを簡単にバックアップすることができます。もう、どのように仕事のメールをバックアップするかを考える必要はありません。以下に、詳細な手順をご提供します。

このバックアップソフトウェアの注目すべき機能のいくつかは以下の通りです。

☁ プラットフォームのサポート：このソフトウェアは、Gmail、Outlook Mail、Yahoo! Mail、iCloud Mail、Zoho Mail、Hush Mail、GMX Mail、Hot Mailなど、さまざまなプラットフォームからのメールをバックアップできます。
☁ 総合的なメールデータのバックアップ：このソフトウェアは、メール、連絡先、ノート、カレンダー、タスクなど、すべてのメールデータを容易にバックアップし、総合的なバックアップソリューションを提供します。
☁ 自動化と効率性：スケジュールバックアップ機能を活用して、デイリー、ウィークリー、マンスリー、イベントトリガー、USBプラグインなどのオプションでバックアップを自動化することができます。ソフトウェアはまた、増分および差分バックアップ方法を提供し、ディスクスペースを最適化し、効率を向上させます。
☁ Windowsの互換性：このソフトウェアのプロフェッショナル版は、Windows 11／10／8.1／8／7／XP／Vistaを含むさまざまなWindowsオペレーティングシステムでシームレスに動作します。
☁ バックアップ先の柔軟性：好みに合わせてバックアップ先を選択できます。オプションには、コンピューター、外付けハードドライブ、USBフラッシュドライブ、クラウドストレージ、NASデバイスなどがあり、ニーズに合わせてメールのバックアップを保存することができます。

これらの機能に加えて、さまざまな興味深い機能が待っています。次のセクションでは、メールのバックアップ方法についてグラフィカルにデモンストレーションします。まず、このプログラムをダウンロードして、インストールして実行してください。

ヒント：サーバーユーザーの場合は、AOMEI Backupper Server版をダウンロードしてください。

ステップ 1. 左側のタブページに移動し、「バックアップ」オプションを選択し、次に「メールバックアップ」を選びます。

ステップ 2. 「メールデータを追加」をクリックし、バックアップしたい仕事のメールを選択します。

ステップ 3. バックアップイメージファイルをハードドライブに保存する場合は、「ローカルのパスを選択」を選択できます。

ステップ 4. 「開始」をタップして、仕事のメールをバックアップします。

まとめ

ここでは、GmailとOutlookを例にとり、仕事のメールのバックアップ方法を紹介しました。ただし、いずれの方法も一定のコンピュータ知識が必要です。そのため、仕事のメールや他のデータを簡単にバックアップしたい場合は、プロフェッショナルなメールバックアップソフトウェアである「AOMEI Backupper」を使用することをおすすめします。先に説明した強力な機能に加えて、Windows 11をあるSSDから別のSSDに移行できます。ぜひ試してみてください！